Por favor, organize meu caos

A sensação de estar sobrecarregado de informação já faz parte do trabalho de muita gente. Mas pode chegar uma hora em que o volume de tarefas, prazos e e-mails é demais para qualquer um - e acaba influenciando os resultados. É o momento em que algumas empresas e profissionais pedem socorro para especialistas no assunto: os "personal organizers". O mercado, que existe há 25 anos nos Estados Unidos, vem ganhando força no Brasil. O organizador pode ser chamado para resolver os mais diversos tipos de bagunça: em residências, home offices e empresas. Ele dá um jeito nos arquivos, na mesa e na rotina dos profissionais. "O perfil mais comum de cliente é o desesperado", brinca Débora Monique, que desde 2009 acumula a função com a de advogada especializada em direito internacional. "Em 70% das vezes, a situação está um caos". O mais comum, segundo ela, é o cliente contratar o serviço quando não consegue mais encontrar documentos e informações importantes - o que impede que o arquivo da empresa, por exemplo, seja usado no dia a dia. Foi o caso da Solutione, empresa de médio porte do Recife de soluções de comunicação virtual. O setor cresceu bastante nos últimos anos e a companhia abriu escritórios em São Paulo, Salvador e Rio de Janeiro. "Você acaba crescendo sem se preocupar com detalhes como a organização dos papéis, que aumentaram muito em volume", explica o diretor de marketing, Davison Afonso de Souza. Débora criou um sistema de organização do arquivo da empresa de acordo com as diretrizes dadas por Souza. "Foi algo simples, mas com um ótimo resultado", diz. Ele garante que ainda hoje mantém o novo padrão e que a rapidez com que os funcionários acham os documentos necessários melhorou o trabalho. "É preciso organizar para o todo, e não para si próprio", ressalta Débora. Além de ir ao resgate de empresas, ela também atua em home offices, geralmente de ex-executivos que investem na carreira de consultor e precisam se organizar pela primeira vez sem a ajuda de uma secretária. Recentemente, Débora começou a estudar para atuar com coaching. Segundo ela, seu trabalho também envolve "organizar as pessoas". "Às vezes, não adianta arrumar só o espaço físico." Com uma abordagem mais preventiva, desde 2001 a Volvo oferece aos funcionários um curso de organização pessoal no trabalho. Segundo Rubens Cieslak, especialista em educação corporativa da empresa, o processo faz parte do programa de desenvolvimento de líderes, que identificou que a administração do tempo era uma questão a ser melhorada internamente. A solução foi chamar o personal organizer Ivo Abreu, que possui uma empresa na área junto com a esposa. Especialista em organização no trabalho, Abreu deixou uma carreira de gerente de vendas depois de ter feito um treinamento de organização. Com duração de três semanas, o programa de eficiência pessoal da Volvo inclui não só cursos para turmas de cerca de dez pessoas, mas um treinamento em que Abreu vai até a mesa de cada funcionário e desenvolve junto com ele as práticas e ferramentas de administração do tempo que melhor combinam com a rotina do profissional. "O curso é focado em como você enfrenta a tarefa", afirma. De acordo com ele, as técnicas independem do tipo de atividade realizada pelo profissional. "O importante é estar no controle". Abreu também oferece o serviço a profissionais que sentem a necessidade de melhorar a organização por conta própria. "Geralmente sou procurado quando a pessoa percebe que tem um problema que começa a prejudicá-la profissionalmente", diz. Com duas ou três turmas por ano, Cieslak diz que mais de 300 dos 3.800 funcionários da fábrica da Volvo em Curitiba já participaram do curso, desde engenheiros e analistas até diretores e o antigo presidente - o atual ainda não participou, mas sua secretária, sim. A analista administrativa sênior Joseane Ramos esteve na turma mais recente, no fim de agosto. Além da organização física da mesa, três sessões de coaching com Abreu serviram para organizar melhor o e-mail, a agenda e o computador, que concentra a maior parte do seu trabalho. "Tive a oportunidade de conhecer ferramentas que a empresa oferece e que eu nunca tinha usado", diz. Ela conta que passou a planejar melhor a rotina no trabalho, o que a permitiu reduzir as horas extras e cumprir os prazos com mais eficiência. Atualmente gerente de pós-vendas da Harley Davidson, Rocco Belfort participou do programa da Volvo quando era gerente de compras da empresa, em 2005. Hoje, ainda usa as ferramentas e o planejamento aprendido tanto na vida profissional quanto na pessoal. Além da agenda e do plano de negócios individual, mantém todo o orçamento familiar em planilhas e ganha tempo ao manter o Microsoft Outlook sincronizado no computador e no smartphone. Quando estava na Volvo, o programa aconteceu em um momento em que a empresa estudava contratar mais funcionários para a área de Belfort. O programa, porém, foi suficiente para ajudar a equipe a cumprir as metas. "As pessoas passaram a usar melhor o tempo." O responsável corporativo pela qualidade na Bosch, Amadeu Dalceno Júnior, também participou de um curso de organização pessoal no trabalho oferecido pela empresa a todos os gestores da sua divisão. Hoje, pratica na íntegra o que aprendeu, fazendo um planejamento diário e semanal das tarefas e mantendo o sistema de arquivos mais eficiente. Para ele, o mais importante é criar uma disciplina para definir as prioridades do dia e considerar intervalos para problemas inesperados. "Antes, era difícil dar conta do fluxo de informação que chegava e muitas vezes não conseguíamos dar o retorno no tempo apropriado."

Fonte: Valor Econômico